כיצד שילבה דיפלומט וידאו מבוסס בינה מלאכותית בהכשרת עובדים ברחבי העולם
"לוקח לנו פחות זמן לייצר וידאו עם טרנריו מאשר לייצר תוכן טקסטואלי שמעביר את אותו מידע. זה מקל עלינו לכתוב תסריט זורם וסיפורי שנשמע טוב כשמקריאים אותו."
נעמי דרורי, מנהלת הדרכה גלובלית
דיפלומט הינה החברה המובילה בישראל במכירות והפצה של מוצרי צריכה ומזון. דיפלומט מעניקה ללקוחותיה שירותים מקיפים בניהול פתרונות שרשרת אספקה, לצד פורטפוליו מגוון בשוק מוצרי הצריכה ומותגי מזון של חברות מהמובילות בעולם. לדיפלומט יחידות עסקיות בישראל, גאורגיה, דרום אפריקה, קפריסין וניו זילנד.
דיברנו עם נעמי דרורי, מנהלת הדרכה גלובלית בדיפלומט, על האופן שבו היא משלבת את הפתרון של טרנריו בתמהיל הדרכת העובדים ברחבי העולם.
האתגר
דיפלומט השיקה מערכת ניהול ביצועים חדשה בארגון, ונעמי והצוות שלה חיפשו את הדרך הטובה ביותר להציג את המערכת לעובדים ולמנהלים. הם רצו לחדש ולעשות משהו שונה מתוכניות ההדרכה המסורתיות של מפגשי הדרכה פרונטליים וחומרים כתובים מצורפים. חומרי ההדרכה היו צריכים להיות מתורגמים ל-4 שפות.
נעמי רצתה לשלב וידאו כחלק מתוכנית ההדרכה כדי להפוך אותה ליותר ידידותית וקלה להבנה לעובדים ולמנהלים. אבל הפקת וידאו מקצועית היא יקרה ולוקחת זמן רב, והפקת סרטונים בתוך הארגון דורשת ידע מקצועי בכתיבת תסריט ועריכת וידאו, שלא תמיד קיים בקרב הצוות.
נעמי חיפשה פתרון להפקת וידאו שיענה על הקריטריונים הבאים:
מהיר, פשוט, ומאפשר לייצר וידאו בכמות גדולה ובמחיר סביר
מאפשר לוקליזציה של הסרטונים במספר שפות
לא דורש ידע מקצועי או ציוד מיוחד
הפתרון
נעמי והצוות שלה פיתחו עבור כל אחד מהתהליכים במערכת תוכנית הדרכה שכוללת מפגש הדרכה פרונטלי בן שעה אחת, בליווי סדרה של סרטוני וידאו. הם השתמשו בפלטפורמה של טרנריו ליצירת עשרות סרטוני שלב-אחר-שלב קצרים במספר שפות.
הצוות השתמש בתבניות וידאו מותאמות שעזרו לו בכתיבת תסריט מסופר היטב, והעלה צילומי מסך והקלטות מסך. התסריטים תורגמו לשפות נוספות, והפלטפורמה של טרנריו הפיקה באופן אוטומטי סרטונים עם מנחים דיגיטליים שהעבירו את ההדרכות בארבע שפות שונות.
"לוקח לנו פחות זמן לייצר וידאו עם טרנריו מאשר לייצר תוכן טקסטואלי שמעביר את אותו מידע. זה מקל עלינו לכתוב תסריט זורם וסיפורי שנשמע טוב כשמקריאים אותו."
נעמי דרורי, מנהלת הדרכה גלובלית
התוצאות
תוכנית ההדרכה להשקת המערכת הארגונית החדשה זכתה להצלחה רבה. הצוות הצליח לשדרג את תוכנית ההדרכה באמצעות שילוב כמות גדולה של סרטוני שלב-אחר-שלב להדרכה על המערכת. לא רק שזה הפך את ההדרכה לאפקטיבית הרבה יותר עבור העובדים והמנהלים, אלא גם הקל מאוד על תהליך יצירת התוכן מצד צוות ההדרכה.
התוצאות היו מרשימות:
חסכון משמעותי בזמן פיתוח תכני ההדרכה: יצירת וידאו בפלטפורמה של טרנריו היתה מהירה יותר בהשוואה ליצירת תוכן מקביל.
קל לבצע לוקליזציה: הפלטפורמה של טרנריו עזרה להתאים את המסרים לעובדים במדינות שונות בשפת האם שלהם.
זמן הדרכה ממוקד מאוד: ההדרכה הפכה לזמינה לפי דרישה באמצעות סרטונים, וחסכה לכל עובד שעות של הדרכה פרונטלית.
הפחתה בפניה לתמיכה הטכנית: הסרטונים עזרו לעובדים למצוא בקלות את המידע שחיפשו, כך שלא היו צריכים לפנות לתמיכה הטכנית בכל שאלה.
שימושיות: הנתונים בפורטל הארגוני מעידים על כמות צפיות גבוהה בסרטונים בקרב העובדים.
להלן דוגמה לסרטון מתוך תוכנית ההכשרה של דיפלומט, שנוצר באמצעות הפלטפורמה של טרנריו.
"סרטוני ההדרכה עזרו לנו לצמצם את הצורך של עובדים לפנות למנהלי המערכת לקבלת תמיכה. זה עזר לפנות את הזמן של מנהלי המערכת כדי שיוכלו להתמקד בעבודת הליבה שלהם, ובנוסף אפשר להם לספק תמיכה ממוקדת ויעילה יותר לאלה שזקוקים לה".
נעמי דרורי, מנהלת הדרכה גלובלית